Главная
Современная система электронного документооборота представляет собой компьютерную программу. Она дает возможность организовать работу с документами в электронном виде. Их можно создавать, корректировать, а также искать. Помимо этого, система электронного документооборота положительно влияет на взаимодействие сотрудников. Они легко отправят друг другу уведомления, выдадут задания, передадут документы и справятся с прочими задачами.
Электронный документооборот: что он собой представляет
Вам больше не нужно пользоваться бумажными документами. Электронный документооборот выполняет те же задачи. Можно формировать, редактировать, регистрировать документы и справляться с прочими работами. Важнейшей функцией программы является передача кодов маркировки через УПД в систему «Честный знак».
Тип документов не играет важной роли: они могут быть формализованными или же неформализованными. Для них в законодательстве России должны быть предусмотрены особые форматы, которым нужно четко следовать.
Электронный документооборот получит юридическую силу, если присутствует усиленная подпись электронного типа. Документ, дополненный УКЭП, будет равнозначен бумаге с подписью, оставленной человеком своей рукой.
В чем состоят преимущества электронного документооборота
Процесс автоматизации делопроизводства облегчит жизнь как небольшим магазинам, так и крупным организациям. Можно позабыть об огромнейшем количестве бумажных документов. Среди основных преимуществ систем электронного документооборота СЭДО выделяют:
• Скорость обмена документами будет увеличена. Она возрастает до 75%, что положительно повлияет на продуктивность труда. В наше время многие специалисты трудятся в удаленном режиме, контрагент может находиться даже в другой стране. Обмен электронными документами займет всего 5 сек, а вот передача бумаг почтой занимает несколько дней. Крупным фирмам удастся значительно сократить расходы на печать, а также на доставку документов.
• Возможность экономии денег налицо. Не придется тратиться на услуги курьеров и на печать, пересылку бумаг почтой и организацию помещения для хранения документов. В законодательстве прописано, что сроки их хранения не должны быть меньше 5 лет. Именно поэтому архив может занять немалую площадь. Если говорить об электронных документах, они будут храниться на серверах, вы в любой момент получите к ним доступ.
• Оперативная оплата от контрагентов. В случае с электронным документооборотом кассовый разрыв отсутствует, поэтому вы получите оплату в максимально сжатые сроки.
• Систематизированное и структурированное хранение. Вы можете искать документы по тем параметрам, которые вас интересуют. Благодаря этому всевозможные заминки полностью исключены.
• Снижение влияния человеческого фактора. Формирование документов будет происходить в автоматическом режиме. Это дает возможность исключить разнообразные досадные ошибки, которые мог бы допустить человек.
• Полная прозрачность действий. Вы всегда увидите стадию документов, сможете отслеживать их движение. Каждое действие контрагентов будет зафиксировано. Благодаря этому вам удастся избежать разных недоразумений в дальнейшем.
• Повышенный уровень комфорта. Руководителю удастся совершать операции с электронным документооборотом, где бы он ни находился. Он сможет подписывать, а также согласовывать документы, из любой точки мира.
• Безопасность. Электронная подпись более безопасная, чем рукописная. Ее точно не подделают, так что неприятные сюрпризы исключены.
Системы электронного документооборота стали чрезвычайно востребованными в наше время. Вам удастся значительно облегчить движение бумаг внутри компании, сделать процесс более эффективным и безопасным.